Otel Satış ve Pazarlama Departmanının Operasyon Bütçesini Hesaplamak
Satış ofisinin görevleri kendi bölümüne ait giderleri çıkarmak, otelin pazarlama etkinliklerini ön görmek, satış planlamalarını ve gelirlerini tahmin etmektir. Satış ve pazarlama farklı dallardır. Satış ofisinde pazarlama otelin görsellerinin hazırlanmasından, basın bültenleri, sosyal medya paylaşımları, reklamlarının hazırlanması yayınlanmasına kadar otel ve marka imajının yaratıldığı uzun bir süreçtir. Otel bütçesini hazırlarken pazarlama etkinlikleri ile satış etkinliklerinin ayrı ayrı çalışılması şarttır. Pazarlama etkinliklerinde önemli olan marka yaratmak, marka bilinirliği ile otelin bulunabileceği her pazarda üstünlüğünü sağlamaktır. Otel bütçesini hazırlarken yararlanılacak kaynak geçmiş yıldır. Satış ofisi geçmiş bir yıllık dönemi yeni döneme entegre etmek için çabalar. Bir önceki yılın verilerine göre gelirler giderler saptanır ve yeni yıla uygulanır. Satış departman bütçesi hazırlanırken bu işi bölüm müdürü tek başına yapmaz. Departman gelir ve giderlerini hazırlarken kendi alt birimlerinin de görüşlerini almalıdır. Bu dönem kaç odada konaklanır, ortalama oda ücreti ne olur, hangi kitlelerden kaç misafir gelir gibi kategoriler yapılması ve detaylandırılması gerekir. Oda gelirleri, restoran gelirleri, toplantılar, etkinlikler bir önceki yılın verileri ile karşılaştırılarak ve düzenleme yapılarak tahmini olarak hesaplanır. Dolu aylar veya sakin aylar, özel günler, bayramlar ve çıkacak promosyonlar bu günlerde oda ücretlerinin farklı bir ücrete satılacaksa göz önünde bulundurulur. Bir önceki sene yapılmış özel gün organizasyonları, toplantı sayıları ve ücretleri tahmini olarak hesaplanır. Alınan ya da alınması planlanan yeni işler ve anlaşmalar varsa eklenir. Yeni bütçe dönemi için ulusal, ekonomik ve siyasi durum tespiti, sektörün durumdan etkisi ve rakip oteller de dikkate alınmalı. Yıl içinde şehirde büyük konser, toplantı, organizasyon ya da etkinliklerde oluşacak konaklamaların otel bütçesine katkı sağlayacağı, hatta oda servisi gelirleri ve restoranda ağırlanacak misafir sayıları üzerine bile hesaplamalar yapılır. Yiyecek içecekle ilgili gelirleri hazırlarken bölümün müdürü ile destek ve fikir birliği yapılması bütçe için önemlidir. Satış ofisinin bütçelenen gelirleri; oda gelirleri, marka işbirliklerinden gelen yer ayırtmalar, otelin internet sitesi aracılığıyla rezervasyon yaptıran misafirler, kapıdan gelen müşteriler, özel davetler, otel restoranında yapılan kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemekleri, oda servisi gelirleri, promosyon gelirleri, aktivite satış gelirleri, diğer gelirler şeklindedir. Satış ofisi ve pazarlama giderleri ise ofis dışındaki yol ve harcama giderleri, el ilanları ve broşürler, promosyon sitelerine ait ödemeler, markanın satış komisyonları, çalışan maaşları, otele ait fotoğraf çekimleri, dekorasyon giderleri, ajans ödemeleri, ücretsiz ikram ve indirim giderleri, misafir transfer ve taşıma giderleri şeklindedir.
